Wie man (die richtige) Software richtig auswählt

Erfahren Sie, was der richtige Ansatz zur Software-Auswahl f√ľr Unternehmen ist und welche Fehler man dabei vermeiden soll

Software Auswahl

Wie Software ausgewählt wird.

Wir spulen 15 Jahre zur√ľck. 2006. Ein DAX Konzern. Bereich IT. Workflow Management Systeme liegen¬†gro√ü¬†im Trend. Ihr Versprechen: Beliebige Gesch√§ftsprozesse automatisieren, ohne Programmieraufwand, sondern durch Konfiguration. Die Meinung ist schnell gebildet: Ein solches System soll eingef√ľhrt werden, die Vorteile liegen auf der Hand. Eine¬†erste Excel-Kalkulation ergibt:¬†Bei 100 abgebildeten Prozessen amortisiert sich die Software in weniger als 3 Jahren. Die Investition wird genehmigt. Ein Verantwortlicher wird definiert, ein Projektteam gegr√ľndet. Erstes Etappenziel:¬†Das beste¬†WMS¬†evaluieren. Die Recherche beginnt. Was gibt es bei SAP,¬†IDS,¬†Oracle, IBM und Co.? Was nutzt die Konkurrenz? Was brauchen wir unbedingt?¬†Die Kern Funktionalit√§ten werden¬†1:1¬†als Anforderungen √ľbernommen:¬†‚ÄěProzesse m√ľssen mittels BPMN modelliert werden k√∂nnen, es braucht Freigabeprozesse,¬†Versionierung,¬†‚Ķ‚Äú¬†Das Anforderungs-Excel erreicht schnell 100 Zeilen.¬†Unternehmensbereiche,¬†die von der Software profitieren sollen,¬†werden¬†definiert.¬†HR¬†macht Sinn. Vom Urlaubsantrag bis zur Einkleidung der Mitarbeiter in der Produktion wimmelt es nur so von¬†Prozessen,¬†die man¬†mal¬†automatisieren¬†sollte. Die Software wird ausgeschrieben.¬†F√ľhrende¬†Softwarehersteller¬†bieten an¬†und¬†demonstrieren die St√§rken¬†ihrer¬†Software. Das Gremium aus¬†IT-Leitung¬†und Projektteam entscheidet und eine Software wird ausgew√§hlt.¬†Die Software wird gekauft, on-premise installiert, dazu ein Servicevertrag abgeschlossen.¬†Das Projekt beginnt. Schnell¬†st√∂√üt¬†man auf¬†neue Herausforderungen.¬†Mitarbeiter in der Produktion haben weder eine Unternehmens-E-Mail-Adresse noch einen Rechner-Zugang. Der Arbeitskleidungs-Bestellprozess kann also nicht¬†komplett¬†automatisiert werden, auch Urlaubsantr√§ge sind damit nur f√ľr die B√ľroangestellten umsetzbar. Vor allem hakt es an einer intuitiven Benutzeroberfl√§che mit Formularen, denn die Software deckt haupts√§chlich die Prozess-Seite ab. Das Projekt verz√∂gert sich, wird sp√§ter neu aufgesetzt. Am Beispiel des Bestellprozesses f√ľr neue Hardware¬†geht¬†die Software¬†schlie√ülich¬†live. Ein¬†gr√∂√üerer¬†Rollout gelingt¬†danach¬†nicht. Das Projekt wird beendet und die Software in die Linienverantwortung¬†in der IT¬†√ľbergeben.¬†

Der geschilderte Prozess stellt¬†f√ľr sich¬†keine¬†absolute¬†Ausnahme¬†dar. Jahrelang, und auch heute¬†w√§hlen Unternehmen so, oder so √§hnlich, Software aus.¬†Die¬†Kritik richtet sich¬†also¬†nicht auf¬†einen einzelnen Aspekt im Beispiel, sondern auf¬†das¬†gro√üe¬†Ganze, den Prozess der Software-Auswahl. Die plumpe Frage lautet:¬†‚ÄěMuss man das denn so machen?‚Äú¬†und konsequenterweise anschlie√üend:¬†‚ÄěGeht das nicht¬†besser, irgendwie¬†‚Äěmoderner"?‚Äú¬†oder¬†eben¬†ganz¬†grunds√§tzlich:¬†‚ÄěWie w√§hlt man¬†in 2021¬†Software f√ľr sein Gesch√§ft aus?‚Äú¬†

Was kann schief gehen?

Zugegeben, als¬†Unternehmensberater¬†oder¬†Dienstleister¬†ist man oft versucht¬†aus dem Thema Software-Evaluation¬†eine kleine Wissenschaft¬†zu¬†veranstalten,¬†um¬†zun√§chst¬†das eigene Mandat zu¬†sichern. Sinnvoll f√ľr den Kunden ist¬†das meist¬†nicht.¬†Ob man eine Softwareauswahl richtig angeht oder in die typischen Fettn√§pfchen¬†tritt,¬†kann¬†man entlang von 5 simplen Beispielen testen.¬†Tony¬†Byrne, Gr√ľnder der Realstorygroup, einem¬†Analysten¬†f√ľr Marketing-Software,¬†fasste¬†die 5 Symptomatiken der Softwareauswahl so zusammen¬†(1):¬†¬†

  1. ‚ÄěHandy incumbment‚Äú:¬†Software wird ausgew√§hlt,¬†da man sie zuf√§llig bereits f√ľr etwas anderes lizensiert hat.¬†¬†
  2. ‚ÄěHorse Race‚Äú:¬†Software wird¬†ausgew√§hlt,¬†weil ein Analyst oder Guru sie auf einem Quadranten oben rechts platziert hat.¬†
  3. ‚ÄěPuppy love‚Äú:¬†Software wird¬†ausgew√§hlt,¬†weil man sich nach einer Demo in die Software verliebt hat.¬†
  4. ‚ÄěCousin Vinny‚Äú:¬†Software wird ausgew√§hlt, weil es andere Unternehmen in der eigenen Branche empfohlen haben.¬†¬†
  5. ‚ÄěChecklist Fetish‚Äú:¬†Software wird ausgew√§hlt,¬†da sie am besten gegen das 200 Zeilen Anforderungs-Excel bestanden hat.¬†

Und,¬†haben Sie sich¬†ertappt? Der Checklist-Fetisch wird als am schlimmsten gesehen, da er¬†eben¬†jene¬†wissenschaftliche Korrektheit suggeriert, allerdings¬†meist¬†wenig Aussagekraft hat.¬†Oder w√ľrden Sie folgen, wenn ihnen Ihr Berater sagt:¬†‚ÄěDas Content Management System A hat 94,5% der Punkte geholt und System B nur 88,7%. Wir nehmen also klar A.‚Äú¬†Die Frage lautet also:¬†Wenn das alles nicht sinnvoll ist,¬†‚ÄěWie sollte man heute (die richtige) Software richtig ausw√§hlen?‚Äú¬†¬†

Vorweg die √ľbliche Einschr√§nkung.¬†Eine pauschale Antwort ist¬†nicht¬†m√∂glich,¬†bzw.¬†sinnvoll. Zu unterschiedlich sind Software-Typen, Unternehmensgr√∂√üen, und der Kontext. Das¬†hei√üt¬†ein ERP¬†w√§hl man anders aus als eine Software f√ľr Newsletter-Marketing,¬†oder¬†b√∂rsennotierte Konzerne sind an andere Richtlinien gebunden als Startups,¬†und Software die Kernprozesse wie z.B. Order Management abbilden¬†muss man g√§nzlich anders bewerten, wenn¬†man als¬†Unternehmen aktuell eine D2C Strategie verfolgt. Der vereinende, und wohl entscheidende Erfolgsfaktor der Softwareauswahl¬†ist¬†jedoch ‚Äď oh Wunder ‚Äď die¬†Nutzer.¬†¬†

Software-User in den Mittelpunkt

Software wird f√ľr Anwender ausgew√§hlt¬†und deren ‚ÄěUser Stories‚Äú sollten¬†konsequenterweise¬†m√∂glichst umfassend abgedeckt werden.¬†Sp√§testens nach Einf√ľhrung f√ľhrt dies zu erh√∂hter¬†Akzeptanz der Software, folglich zur¬†Nutzung und somit¬†zum¬†Erfolg. Wie beschrieben dominieren¬†unserer Erfahrung nach allerdings¬†nach wie vor¬†Excel Tabellen den Softwareauswahlprozess.¬†Wie r√ľckt man also die Software-Anwender in den Mittelpunkt?¬†

Unserer Empfehlung ist zunächst klar in 2 Dimensionen zu trennen:  

  1. Funktionale Anforderungen beschreiben alle Funktionen einer Software die Nutzer später direkt anwenden.  
  2. Nicht-funktionale Anforderungen definieren den betrieblichen Kontext und Grenzen der Software. Hier geht es um Themen wie Security, Betrieb, Kosten, Skalierbarkeit, die langfristige Strategie des Softwareherstellers, den Support durch Dienstleister, usw. 

Insbesondere f√ľr funktionale Anforderungen haben sich¬†der agilen Philosophie¬†folgend¬†sogenannte¬†User Stories durchgesetzt. Man schreibt heute also¬†z.B.¬†nicht mehr:¬†¬†

  • ‚ÄěFreigabeworkflows sind¬†ein¬†MUSS‚Äú, sondern z.B.¬†¬†
  • ‚ÄěIch als¬†Marketing-Manager¬†m√∂chte einen Freigabeprozess selbst anpassen k√∂nnen, sodass wir flexibel auf die Unterschiede in der Unternehmenskommunikation¬†reagieren k√∂nnen.‚Äú¬†¬†

Somit wird das pure ‚Äěfeature request‚Äú um die Anwenderin, deren Kontext und eine Argumentation erweitert.¬†Aber egal ob Excel-Liste oder User Stories: Wenn¬†Unternehmen letztlich¬†Anforderungen an Software-Hersteller¬†senden,¬†ist das Ergebnis¬†oft¬†eint√∂nig einsilbig: ‚ÄěJa‚Äú, ‚Äěvoll erf√ľllt‚Äú, oder¬†‚Äěout oft¬†he box‚Äú¬†hei√üt¬†es dann.¬†Und man kann den Software-Herstellern keinen Vorwurf machen,¬†schlie√ülich¬†beantworten sie ja nur die Ausschreibung.¬†Wir bei Merkle empfehlen unseren Kunden daher stets User Stories zu l√§ngeren Narrativen zusammenzuf√ľhren und¬†anschlie√üend¬†die Frage zu stellen:¬†‚ÄěWie gelingt¬†dieses Szenario¬†mit der Software?‚Äú¬†Ein Beispiel aus dem Bereich¬†eCommerce und Digital Marketing¬†zeigt dies anschaulich.¬†¬†

Software Auswahl

Auf das¬†illustrierte¬†Szenario¬†des Product-Launch kann¬†man nicht mit einem simplen ‚Äěja‚Äú antworten, sondern mit einer auf den Kunden ausgerichteten Demo. Die Bewertung¬†derselben¬†sollte¬†sp√§ter¬†konsequenterweise¬†ebenso unter Einbezug der Anwender, also hier mindestens Paulina und Christoph,¬†erfolgen. Mittels einfacher Scoring-Mechanismen, z.B. einer 5 Sterne Skala,¬†l√§sst¬†sich hier unserer Meinung¬†nach¬†das¬†beste Ergebnis¬†erzielen.¬†¬†

Nicht-Funktionale Anforderungen¬†sollten¬†insbesondere¬†als ‚ÄěScope and Boundaries‚Äú verstanden werden. Das¬†hei√üt¬†sie sind bestenfalls alle als Muss-Anforderungen zu verstehen, bzw. definieren¬†Kontext und¬†Rahmen, und sind nicht nochmals¬†von verschiedenen Seiten¬†bewertbar. Von der¬†ISO-Norm¬†die erf√ľllt werden muss, zu einem maximalen j√§hrlichen Preis f√ľr den Betrieb,¬†den¬†Sicherheits-Anforderungen,¬†bis¬†zur Barrierefreiheit in der Benutzung: Nicht Funktionale Anforderungen k√∂nnen durch Workshops mit den¬†richtigen¬†Anwender-¬†und Anspruchsgruppen, meist IT, Business und Legal, vorab erhoben werden. Hier darf man gerne¬†in der Dokumentation¬†auf das beliebte Excel zur√ľckgreifen.¬†¬†

Das Thema Wald und Bäume.

Ein entscheidender Aspekt fehlt jedoch noch im¬†modernen Software-Auswahlprozess.¬†Wie weiss man¬†heutzutage,¬†ob man √ľberhaupt die richtige Software sucht?¬†Im Bereich Digital Business wird seit knapp 10 Jahren die Technologie Super-Landkarte¬†von Chiefmartech.com¬†(2)¬†bem√ľht um die Vielfalt an m√∂glicher Technologie aufzuzeigen. Hier√ľber, sowie √ľber die einschl√§gigen Reports der Analysten von Gartner und Forrster¬†(3)¬†gelingt¬†auch¬†rasch eine erste¬†Einsch√§tzung,¬†ob man in der richtigen Software-Kategorie sucht. Jedoch verschwimmen die Grenzen zunehmend.¬†eCommerce L√∂sungen¬†bieten¬†M√∂glichkeiten eines CMS, CMS die eines DAMs, DAMs die eines IAMs,¬†alle bezeichnen sich selbst auch als DXP,¬†usw. Um auf die passende verl√§ngerte Shortlist der richtigen Software zu¬†kommen,¬†muss man¬†also¬†oft lange¬†recherchieren.¬†¬†

Ein ‚ÄěSilver Bullet‚Äú f√ľr diese Recherche ist die k√ľrzlich von OMR gestartete Plattform¬†OMR Reviews¬†(4). Hier stehen die Anwender der Software im Fokus, und bewerten¬†offen und direkt¬†was ihnen gef√§llt und¬†an welchen Stellen¬†sie Verbesserungspotenziale sehen.¬†Hier¬†wird¬†die Landkarte von¬†Chiefmartech abgebildet, allerdings inklusive¬†der¬†Bewertungen¬†durch die¬†Anwender. Wir¬†als Merkle¬†freuen uns hier mit OMR zusammenarbeiten¬†zu d√ľrfen¬†und bewerten ebenfalls¬†seit diesem Sommer¬†flei√üig¬†mit, insb. Software die wir¬†selbst¬†als Anwender sehr gut kennen, z.B. wenn wir f√ľr Kunden in der Conversion Optimierung t√§tig sind oder in Designprozessen¬†f√ľr digitale Produkte mit unseren Kunden¬†zusammenarbeiten.¬†

In 5 einfachen Schritten zur richtigen Software

Es ist nun an der Zeit ein Fazit aus den diskutierten Punkten zu ziehen.¬†Wie w√§hlt man also¬†in 2021¬†(die richtige) Software richtig aus?¬†Ein¬†zusammenfassender Leitgedanke hierzu lautet:¬†‚ÄěGute Software-Auswahl-Prozesse √§hneln guten Software-Entwicklungs-Prozessen‚Äú.¬†Da man hier falsch abbiegen k√∂nnte nochmals klargestellt: In guten Software-Entwicklungs-Prozessen stehen die sp√§teren Anwender im Zentrum.¬†Durch diverse Projekte, in denen wir Kunden in der Softwareauswahl unterst√ľtzen durften, empfehlen wir ein 5 Schritte Modell, in dem¬†Sie pro Schritt¬†Ihre¬†direkten Leitfragen und Aufgaben¬†finden.¬†Dies fasst die wichtigsten genannten Punkte nochmals in kurzer Form zusammen¬†und dient Ihnen hoffentlich als Checkliste f√ľr¬†Ihre n√§chste Software-Auswahl.¬†¬†

5 Schritte zur richtigen Software

Der Werbeblock zum Schluss:¬†Wie sie hoffentlich wissen,¬†kann Merkle¬†Sie nicht nur in der Software-Auswahl unterst√ľtzen, sondern in der kompletten¬†digitalen Wertsch√∂pfungskette. Von der Digitalstrategie,¬†der Datenstrategie,¬†√ľber Konzeption und Design,¬†bis zur Software-Konfiguration, Integration und Implementierung:¬†Scheuen¬†Sie¬†sich¬†nicht mit uns Kontakt aufzunehmen, wenn¬†Sie¬†Unterst√ľtzung in¬†der Auswahl oder¬†Implementierung¬†Ihrer Software ben√∂tigen. Meine Kollegen und ich freuen uns auf Ihre Anfragen.¬†

Quellen:  

  1. https://www.linkedin.com/pulse/yes-right-way-select-technology-tony-byrne/ 
  2. https://chiefmartec.com/2020/04/marketing-technology-landscape-2020-martech-5000/ 
  3. https://www.gartner.com/en oder https://go.forrester.com/ 
  4. https://omr.com/de/reviews